РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

 КОМСОМОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО  РАЙОНА

ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Комсомольского муниципального района Ивановской области и должностных обязанностей работников отдела

В связи с кадровыми изменениями в администрации Комсомольского муниципального района и новой структурой администрации Комсомольского муниципального района

1.УТВЕРДИТЬ положение об отделе делопроизводства администрации Комсомольского муниципального района (Приложение №1).

2.УТВЕРДИТЬ должностные обязанности работников отдела делопроизводства администрации Комсомольского муниципального района (Приложения №2- №6).

3.Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела делопроизводства администрации Комсомольского муниципального района Фадееву Людмилу Борисовну.

Приложение №1

Утверждено  распоряжением главы администрации

Комсомольского муниципального района

От 29 декабря 2008г. № 561-р

            Положение об отделе делопроизводства администрации Комсомольского муниципального района

1.0бщие положения

1.1.Отдел     является    структурным     подразделением администрации Комсомольского

муниципального района. Его возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности главой администрации района по представлению руководителя аппарата администрации района.

1.2.В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, правовыми актами органов местного самоуправления Комсомольского муниципального района, инструкцией по делопроизводству,  настоящим Положением.

1.3.Положение об отделе утверждается главой администрации Комсомольского муниципального района.

2. Основные задачи.

Основными задачами отдела являются:

      2.1.Организация делопроизводства в администрации района с учетом требований Инструкции по делопроизводству, организации труда и управления.

2.3.Организация и обеспечение  функционирования в структурных подразделениях администрации Комсомольского муниципального района  единой системы делопроизводства.

2.7.Организация и обеспечение единого порядка  работы с документами.

2.8.Обеспечение контроля за ходом и своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением  документов  в администрации  района  и  в структурных подразделениях, анализ исполнительской дисциплины.

2.9.Организационно-техническое обеспечение и обслуживание  работы руководителя, подразделений администрации, постоянно действующего оперативного совещания при главе администрации района, других заседаний и совещаний, проводимых руководителем.

2.10. Организация приема граждан, строгое соблюдение установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

2.11.Хозяйственное и материально-техническое обслуживание районной администрации.

2.12.Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с  документами и документной информацией на основе  использования средств организационной и вычислительной  техники.

2.13. Систематизация и хранение  документов текущего архива, подготовка к передаче в районный архив.

2.14.Организация кадровой работы.

З.Функции отдела.

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

3.1.Организует в целом делопроизводство в администрации Комсомольского муниципального района.

3.2.Разрабатывает, внедряет новые технологические  процессы работы  с документами и документной информацией,  способствующие  сокращению сроков  прохождения  и исполнения документов, принимает меры по упорядочению  состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

3.3.Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных систем, а также  новейших информационных технологий    ( в том числе безбумажных), применяемых в администрации.

3.4.Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада  главе администрации района.

3.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе администрации района.

3.6.Осуществляет экспедиционную  обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной  по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

3.7.Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

3.9.Осуществляет методическое руководство и контроль  за организацией документационного обеспечения  в структурных подразделениях администрации.

3.10. Ведет учет объема документооборота.

3.11.Организует работу по приему  главой администрации посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству  в администрации района.

3.12.Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых главой администрации совещаний и заседаний.

3.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц  администрации и ее структурных подразделений.

3.14.Осуществляет методическое руководство деятельностью других  структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

3.15.Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет  формирование и отправление, получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

3.16. Организует ведение нормативно- справочной информации, относящейся  к функции отдела.

3.17.Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

3.18.Осуществляет в соответствии с законодательством  Российской федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся  в ходе деятельности администрации.

4.Права

По вопросам, отнесенным к компетенции отдела, ему предоставлено право:

4.1.Запрашивать как письменно, так и устно от структурных подразделений администрации района,  подведомственных им учреждений, организаций и предприятий информацию и материалы,      необходимые для работы.

4.2.Вносить предложения руководству администрации о создании комиссий с привлечением других структурных                 подразделений    администрации    района,    а    также    правоохранительных    и контролирующих органов (по согласованию) для проведения проверок на местах.

4.3.Участвовать в работе оперативных и других совещаниях, иных мероприятиях, проводимых главой администрации района.

4.4.Вносить   главе    администрации    предложения   и    проекты   распоряжений   по   вопросам, относящимся к ведению отдела.

4.5.Пользоваться в установленном порядке информационным банком данных администрации.

4.6.Требовать от руководителей структурных подразделений администрации выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений главы администрации района.

4.7.Возвращать  исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.8.Привлекать специалистов структурных подразделений администрации к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

5.0тветственность

Отдел несет ответственность за:

5.1.Несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него задач и функций.

5.2.Невыполнение указаний и поручений главы администрации Комсомольского муниципального района.

5.3.Неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

5.4.Несоблюдение сохранности документов, средств оргтехники, разглашение конфиденциальной информации.

5.5.Несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой.

6.Взаимоотношения

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии:

6.1.Со структурными подразделениями администрации района, муниципальными предприятиями, учреждениями и службами по вопросам организации контроля и проверки исполнения распорядительных документов, материально- технического и транспортного обеспечения организационных мероприятий.

6.3.С редакцией газеты "Заря" по публикации  материалов, относящихся к компетенции и ответственности  работников отдела.

7. Критерии оценки  деятельности отдела.

          7.1.Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

          7.2.Качественное выполнение функциональных обязанностей.